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E-mail Archiv

Seit mehr als einem Jahrzehnt wird die klassische Korrespondenz aus Fax, Brief und Telefon zunehmend von der e-mail verdrängt. Der Datenaustausch zwischen den Firmen untereinander oder auch mit den Kunden läuft oftmals nur über e-mails und ohne e-mails läuft fast gar nichts mehr in vielen Firmen. Meist sind die Mitarbeiter der Firmen selber für die e-mail-Konten zuständig sind, die sie selbst verwalten, sichern oder verwerten. Doch da es dabei oft um wichtige Daten handelt, müssen diese für das Unternehmen sowohl gesichert wie protokolliert werden, um unter Umständen auch noch nach Jahren zur Verfügung zu stehen. Hierbei ist ein e-mail Archiv hilfreich. Die Führung eines e-mail Archivs hat in erster Linie juristische Gründe, denn ein Unternehmen ist verpflichtet 10 Jahre lang die Korrespondenz der Firma zu verwahren. Das gilt auch für den Inhalt der e-mails, weshalb die meisten Firmen auch ein e-mail Archiv betreiben. Dabei ist die langfristige Lagerung einer e-mail genauso ein guter Grund für ein e-mail Archiv wie auch der Schutz vor der Spionage.

Ein e-mail Archiv schafft Ordnung auf dem Server

Innerhalb eines Monats können sich in einem mittelständigen Betrieb soviel e-mails Daten auf einem Server sammeln, dass wertvoller Speicherplatz unnötig vergeudet wird. Obgleich e-mail selbst kaum Speicherplatz benötigen, so können doch die Anhänge so mit Daten vollgestopft sein, dass der Speicherplatz knapp wird. Darum stellen Firmen ihren Mitarbeiter oft nur noch einen gewissen Speicherplatz für ihre elektronische Post zur Verfügung und sobald dieser Platz voll ist, sollten die Daten in ein e-mail Archiv verschoben werden. So blockieren sie nicht den online Datenverkehr, können aber jederzeit bei Bedarf aufgerufen werden. So ist es auch möglich, bei einer Archivierung der e-mails gleichzeitig Ordnung zu schaffen, indem sie zum Beispiel in bestimmten Ordnern gelagert werden. Dadurch lassen sie sich auch schneller aufrufen, wenn sie gebraucht werden.

 

Die Speicherung von e-mails kann juristisch relevant sein

Rechtlich gesehen wird ein e-mail Archiv gefordert, in dem die e-mails vor jeglichen Manipulationsversuchen geschützt sind. Dazu kann ein löschgeschützter Datenträger verwendet werden, der auch WORM genannt wird. Allerdings sind dabei Manipulationsversuche nicht ganz auszuschließen. Das Frauenhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie hat dafür das Modul ‚ArchiSoft‘ konstruiert. Dieses System in Verbindung mit einem akkreditierten Zeitstempeldienst wird meist als manipulationssicher angesehen.

 

Die e-mail Archivierung kann server- oder clientgesteuert sein

Das e-mail Archiv kann auf zwei Arten definiert werden. Zum einen dient es einem Server als Lagerstätte für die digitale Kommunikation und zum anderen kann die Archivierung clientgesteuert laufen, was bedeutet, dass der Anwender selbst entscheidet, welche e-mails ins Archiv geschoben werden. Bei der Server gesteuerten Archivierung der e-mails werden alle eingehenden e-mails komplett gespeichert. Das dabei keine Werbung oder gar Spam das Archiv unnötig aufbläht, wird durch einen Spamfilter gewährleistet. Oft werden zusätzliche Ordnungsprogramme genutzt, um die gelagerten e-mails nach ihrem Inhalt oder nach den Empfängern zu katalogisieren. Es werden aber auch nicht nur empfangene e-mails gelagert, sondern auch die versendeten e-mails landen im Archiv. Im clientgesteuerten e-mail Archiv landen die e-mails ebenfalls in verschiedenen Ordnern, die dem firmeninternen Ablagesystem entsprechen. Allerdings werden wichtige e-mails manchmal versehentlich gelöscht.

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