Suche

e-mail-Management Backup

Was ist das eigentlich? Ein e-mail-Management Backup? Diese Frage mag man sich stellen, wenn man zum ersten Mal über diesen Begriff stolpert.
In unserer heutigen Zeit hat sich die Kommunikation in rasantem Tempo verändert. Ohne Internet, Smartphone und schnelle Datenübertragung geht nichts mehr. Briefe schreiben gehört beinahe zu einer aussterbenden Zunft. Dies betrifft auch geschäftliche Bereiche. Fast alles ist heute per E-Mail möglich. Der gute alte Postweg hat zum großen Teil ausgedient. Wozu noch Tage auf die Zustellung wichtiger Unterlagen warten, wenn es per E-Mail in Sekundenbruchteilen möglich ist.
Um E-Mails sicher zu verwalten, ist ein solides e-mail-Management Backup unerlässlich. Mit einem e-mail-Management Backup können die E-Mails nicht nur sicher gespeichert, sondern auch bequem nach unterschiedlichsten Kriterien abgelegt werden.
Was der Gesetzgeber fordert

Die gesetzlichen Vorschriften wurden längst auf die veränderten Bedingungen aktualisiert. E-Mails mit geschäftlichen Inhalten werden im kaufmännischen Verkehr Handelsbriefen gleichgesetzt. Nach § 257 des Handelsgesetzbuches müssen sie daher ebenso lange aufbewahrt werden, wie die bisher üblichen Geschäftsbriefe. Das kann einen ziemlich langen Zeitraum umfassen.

E-Mails mit steuerlichen oder buchhalterischen Inhalten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Alle anderen E-Mails mit geschäftlichen Inhalten unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von bis zu sechs Jahren. Der Gesetzgeber verlangt darüber hinaus, dass die Aufbewahrung geordnet und revisionssicher zu erfolgen hat.

Die Gesetzte, die sich mit dem Umgang der per E-Mail versandten Dokumente befassen, sind recht vielfältig. Zu beachten sind hier neben dem Handelsgesetzbuch auch die Abgabenordnung und das Gesetz für Kontrolle und Transparenz in Unternehmen. Weitere relevante Gesetze sind das Datenschutz- und Telekommunikationsgesetz sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Zu guter Letzt ist auch noch die DIN ISO9000ff zu berücksichtigen, die den Umgang mit E-Mail- Dokumenten regelt. Alles in allem eine Fülle von Richtlinien und Auflagen, bei denen man schnell einmal etwas vergessen kann. Damit alle Vorschriften den gesetzlichen Anforderungen gemäß erfüllt werden, leistet ein e-mail-Management Backup wertvolle Dienste.

 

Warum ein herkömmliches Backup nicht ausreicht

Bei einem herkömmlichen Backup werden oft bei jeder neuen Erstellung die kompletten Daten gesichert. Das führt dazu, dass das Datenvolumen auf eine völlig unüberschaubare Größe anwächst. Auch das E-Mail-Postfach wird durch ein normales Backup nicht wirklich entlastet. Das Backup führt nicht dazu, dass sich das E-Mail-Postfach reduziert. Regelmäßig ein Backup zu machen, ist zwar eine gute Sache, hinterlässt jedoch eine Flut von wenig strukturierten Daten.

Mit einem e-mail-Management Backup wird jede einzelne E-Mail einzeln indiziert. Auch die Sicherung erfolgt für jede E-Mail separat. Das bringt den Vorteil, dass der Mailserver geschont wird. Alte E-Mails können sehr viel schneller wieder hergestellt werden und das Backup gestaltet sich wesentlich einfacher. Das mühsame Zuordnen der E-Mails nach unterschiedlichen Geschäftsvorfällen kann mit einer umfangreichen e-Mail-Management Backup Lösung entfallen. Auch das Sortieren, welche E-Mail aufbewahrt werden sollte oder nicht ist nicht mehr zwingend erforderlich. Eine komplette E-Mail-Archivierung erleichtert den Büroalltag erheblich. Mit Speziallösungen sind die Archivierung und die Suche von Emails kein Problem mehr. So manches angebotene Produkt im Bereich e-mail-Management Backup ist ein wirkliches Organisationstalent.

 

Was leistet ein e-mail-Management Backup?

Mit einem e-mail-Management Backup kann man gezielt Dateien und Ordner sichern. Zu den Features, die ein e-mail-Management Backup zu liefern vermag, gehören das Klonen kompletter Festplatten, der Abgleich von Archiven und Laufwerken mit vorhandenen Daten und die Datenverschlüsselung und Komprimierung. Die Intervalle, in denen ein Backup durchgeführt werden soll, sind in der Regel frei bestimmbar. Vorteilhaft ist es, eine Lösung zu wählen, die zur Absicherung der Daten eine CD oder DVD erstellt. Auch eine Speicherung der Daten auf einem USB-Stick erlaubt es, im Fall aller Fälle, die Daten wieder unkompliziert zurückzuspielen.

Über den Autor: admin