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Hosted Exchange

Hosted Exchange – Worum geht es

Sowohl im Bereich der privaten Kommunikation als auch im Berufsleben, sind E-Mails nicht mehr wegzudenken. Ob große Firma oder kleiner Mittelständler, es entstehen durch E-Mails nicht nur eine Unmenge an Daten, es müssen auch eine Vielzahl von Informationen gemanagt werden.

Das belegt Rechnerkapazitäten und belastet die Netzwerke. Aber wichtiger noch, es geht auch schnell die Übersicht verloren. Das Angebot des normalen Providers genügt nicht mehr, der eigene Mailserver muss es richten. Der Vorteil liegt auf der Hand, die eigenen Kommunikationswege sind nicht nur gut unter Kontrolle, Verwaltung und Handling verbessern sich deutlich.

Für diese Lösung, einem Hosted Exchange, gibt es verschiedene Wege, vom Exchange-Server mit der eigenen Hardware im Unternehmen, bis zur Cloud, dem Auslagern auf einen externen Rechner eines Dienstleisters.

 

Hosted Exange – Wie funktioniert es

Große Unternehmen, die über eigene Rechenzentren verfügen, können Hosted Exange On-Premise betreiben. Das heißt, sie Nutzen die eigene Infrastruktur vor Ort für eine externe Mailserver Lösung. Das hat den Vorteil, das sie nicht nur die volle Kontrolle über ihren E-Mail Verkehr haben, sie haben auch die Sicherheit über den Inhalt, der das Unternehmen nicht verlässt.

Anders bei einer Cloud Lösung. Hier wird die Aufgabe einem externen Provider übertragen. Ein Mail-Server in seinem Rechenzentrum übernimmt die Aufgabe der E-Mail Verwaltung. Sowohl die Daten der Nutzer als auch ihre Postfächer befinden sich auf diesem Server.

Das hat zunächst klare Vorteile, denn ein Exchange-Postfach kann mehr, als ein einfaches E-Mail Postfach.

Über den Online-Kalender können verschiedene Standorte und Endgeräte synchronisiert werden. Das schließt die Bildung von Teams und Gruppen ein, die über verwaltete Kalender oder Gruppenkalender, zielorientierten Informationsaustausch haben.

Ein weiterer Vorteil ist die direkte Nachrichtenversendung an SmartPhones oder Tablets der Mitarbeiter. Dank ActiveSync Protokoll sind Push-Mails möglich. Informationen via Mail gehen direkt und automatisch auf die Endgeräte der Mitarbeiter oder Kunden.

Ein wichtiger Aspekt bleibt aber zu beachten, die Sicherheit.

Unternehmen mit sensiblen Daten müssen prüfen, ob eine Exchange Lösung außerhalb des Unternehmens dem Datenschutz Rechnung trägt. Firmen die mit sicherheitsrelevanten Daten arbeiten müssen im Zweifel das Hosted Exchange auf einem eigenen Server mit eigener Hardware realisieren.

 

Die Wahl eines externen Mailservers – Worauf ist zu achten

Für eine Exchange Lösung bei einem externen Dienstleister gibt es viele Angebote zu unterschiedlichen Preisen. Entscheidend ist, das der künftige Nutzer sein Profil und damit seine Anforderungen bestimmt.

Erstes wichtiges Kriterium ist die Größe des Postfaches. Hier auch die Entwicklung des Unternehmens im Auge haben und nicht unter 5 GByte einsteigen. Nächster Punkt, Größe der Anhänge. Vorher prüfen, welche Einschränkungen es durch den Provider gibt und ob das genügt.

Wer den Push-Service benötigt darauf achten, das der Provider eine entsprechende ActiveSync-Unterstützung anbietet.

Aber auch an eine Änderung denken. Providerwechsel oder Rückverlagerung ins eigene Unternehmen sollten nicht durch langfristige Verträge behindert werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der Service. Wer beispielsweise den Verzeichnisdienst Active Directory bereits im eigenen Unternehmen im Einsatz hat, braucht die Übernahme im Exchange-Server. Werden solche Leistungen im Paket oder nur gegen Aufpreis angeboten?

 

Fazit
Hosted Exchange ist eine gute Möglichkeit die Arbeit mit E-Mails professioneller zu gestalten. Ob mit einem eigenen Mail-Server und eigener Hardware im Unternehmen oder ausgelagert bei einem Dienstleister, das ist eine Frage der Analyse von inhaltlichen Vor- und Nachteilen sowie den Kosten.

Auch hier bieten externe Dienstleister eine fachgerechte Beratung, welche Lösung für ein Unternehmen die Beste ist.

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