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Ihre E-Mails in der Cloud

Unter den Mailservern zählt Microsoft Exchange sicher zur Königsklasse. Nicht nur, dass es sich bei Exchange um den am meisten eingesetzten Mailserver handelt, nein, auch die voll umfängliche Synchronisierung von E-Mails, Kontakten, Notizen und mehr wird von den Nutzern sehr geschätzt. Bei der technischen Realisierung eines Exchange Servers stehen aber oft Unternehmen vor der Frage, ob der nötige Server im eigenen Rechenzentrum installiert werden soll oder ob die Lösung eines „Hosted Exchange“ nicht vorzuziehen ist. Wofür sich ein Unternehmen auch entscheidet, die Notwendigkeit der E-Mail Archivierung besteht sowohl bei Exchange in der Cloud, als auch bei Exchange auf einem eigenen Mailserver. REDDOXX bietet hier genau die passende Lösung zur E-Mail Archivierung, denn das REDDOXX MailDepot als in sich geschlossenes System arbeitet komplett unabhängig vom tatsächlichen Installationsort des Exchange-Servers.

 

Ihre E-Mails in der Cloud

exchange-server-2013-logoEs gibt die unterschiedlichsten Gründe, warum sich Unternehmen für das Hosted Exchange entscheiden. Zum einen sind das sicher kleine und mittelgroße Unternehmen, die sich heute den Aufwand und die Administration einer eigenen Hardware nicht mehr leisten möchten. Bei größeren Unternehmen wird zum anderen die Entscheidung oft mit der weitaus flexibleren Administration und den angebotenen Lizenz- und Nutzungsmodellen begründet. Auch wird eine fixe monatliche Nutzungsgebühr einer meist größeren Investition für eigene Server vorgezogen. In beiden Fällen jedoch wird auf einen Internet Service Provider, also einen Hoster, gesetzt, der für den reibungslosen Betrieb und die Verfügbarkeit aller aktuellen Daten (E-Mails) zuständig ist. Im Gegensatz dazu ist der Provider nicht für das Wiederherstellen gelöschter oder „verloren“ gegangener Nachrichten verantwortlich. Die Archivierung der elektronischen Post obliegt in allen Fällen immer dem Unternehmen selbst. Letztendlich muss also auch bei Hosted Exchange eine Archivierungslösung bereit stehen, die manipulations- und revisionssicher alle unternehmensrelevanten Daten zur Verfügung hält.

 

Archivieren Sie doch Ihre E-Mails auch in der Cloud

Es bietet sich an, dass die E-Mail Archivierung ebenso wie das Hosted Exchange auch in einer Cloud-Lösung umgesetzt wird. REDDOXX hat hier das bewährte Modul zur Langzeitspeicherung aller unternehmensrelevanten digitalen Nachrichten auch als Cloud-Lösung weiter entwickelt. Ebenso wie das Hosted Exchange kann die Archivierungslösung in der REDDOXX Cloud sofort eingesetzt werden. Alle ankommenden E-Mails lassen sich einfach über die REDDOXX Cloud routen und werden somit von dem E-Mail Management-System nach den eingestellten Vorgaben in der Cloud archiviert. Die ausgehenden E-Mails, sowie auf Wunsch auch der komplette interne Nachrichten-Verkehr, wird über das Exchange Journaling an die REDDOXX Cloud geleitet und dort manipulationssicher archiviert.

Oft sagt man uns: „Nun, da habe ich dann ein E-Mail Backup.“ Nein, die REDDOXX E-Mail Archivierung hat mit E-Mail-Backup nun mal gar nichts zu tun! Es stimmt schon, dass das REDDOXX MailDepot den kompletten E-Mail Verkehr eines Unternehmens sicher und klar strukturiert speichert, jedoch werden hier alle Nachrichten im Original-Format und mit einer umfangreichen und einfach zu bedienenden Finde-Funktion vorgehalten. Ein Backup macht das nicht! Ein Backup sichert einen Status eines Systems zu einem einzigen Zeitpunkt. Alles was vor und nach dem Backup-Zeitpunkt ein- oder ausgeht wird von dem Backup nicht berücksichtigt. Also ersetzt ein Backup-System niemals eine E-Mail-Archivierung.

Es ist also wichtig zu wissen, wo die komplette Unternehmenskommunikation gespeichert wird und wie wichtige, im Besonderen die betriebsrelevanten E-Mails samt Anhängen wiederzufinden sind. Das Archiv des REDDOXX MailDepot kann entweder in der REDDOXX Cloud, die übrigens ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet wird, oder auf einem eigenen Server nebst Storage im zentralen Rechenzentrum liegen. In beiden Fällen verschlüsselt das REDDOXX E-Mail Management-System die Daten vor der Archivierung, so dass diese nirgendswo im Klartext zu finden sind. Sei es in der REDDOXX Cloud oder auf der REDDOXX Appliance – ein Zugriff auf das E-Mail Archiv ist durch die Benutzer nur auf eigene E-Mails möglich. Weitere Zugriffsrechte müssen im Vorfeld durch den Systemadministrator nach Vorgaben der Unternehmens-Policy vergeben werden.

Über den Autor: erwin