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Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden – E-Mail Best Practice Teil 3

Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden – E-Mail Best Practice Teil 3

In unserer Serie REDDOXX E-Mail Best Practice stellen wir Ihnen typische Herausforderungen rund um das rechtskonforme E-Mail-Management vor und zeigen sinnvolle Lösungsansätze auf. Unser heutiger Beitrag behandelt ein Thema, bei dem sehr oft Missverständnisse bestehen. Es geht heute weniger darum, ob sämtliche E-Mails archiviert werden müssen – sondern ob bestimmte Mails gar nicht langfristig archiviert werden dürfen. Befragt man Anwender zu den wichtigsten Anforderungen an eine rechtssichere E-Mail-Archivierung, dann wird sehr häufig die „Vollständigkeit“ erwähnt: Gemeint ist damit, dass das Archiv alle relevanten E-Mails enthält. Bedeutet dies aber gleichzeitig auch, dass wirklich alle E-Mails dauerhaft archiviert werden müssen? Die Antwort auf diese Frage ist ebenso kurz wie eindeutig: Nein! Und mehr noch: Es gibt in der Tat E-Mails, die gar nicht langfristig aufbewahrt werden dürfen. Personenbezogene Daten Das betrifft zum Beispiel Mails, die personenbezogene Dat
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Verschiedene Arten von E-Mail Archivierung – E-Mail Best Practice Teil 2

In unserer Reihe „REDDOXX E-Mail Best Practice“ beschäftigen wir uns mit häufig auftauchenden Herausforderungen und Fragen zum Thema sichere E-Mail-Kommunikation. Immer wieder treten dabei Interessenten an uns heran, die eine E-Mail-Archivierung umsetzen, sich aber erst einmal über unterschiedliche Ansätze dazu informieren möchten. Grundsätzlich lassen sich dabei zwei Varianten beziehungsweise Arten von Mail-Archivierung unterscheiden: Die anwendergetriebene und die systemgetriebene Archivierung. Die anwendergetriebene Aufbewahrung von E-Mails ist eine Funktion, die häufig bereits standardmäßig in vielen Mail-Clients enthalten ist. Hier kommt dem Benutzer am Arbeitsplatz die entscheidende Rolle zu. Denn er selbst wählt aus, welche E-Mail archiviert wird. Außerdem entscheidet er auch, wo beziehungsweise in welchem Ordner oder Unterarchiv diese Nachricht für die dauerhafte Aufbewahrung abgelegt wird. Hohe Flexibilität erscheint als Vorteil Ein (vermeintlicher) Vorteil d
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Der Umgang mit privaten E-Mails – E-Mail Best Practice Teil 1

In unserer Serie „REDDOXX E-Mail Best Practice“ möchten wir Ihnen Tipps und Handlungsempfehlungen rund um gängige Herausforderungen der E-Mail-Kommunikation vorstellen. Im ersten Teil beschäftigen wir uns dabei mit dem Umgang mit privaten E-Mails – ein Thema, das gerade im Zusammenhang mit rechtssicherer Archivierung und Compliance immer wieder Fragen aufwirft. Die private E-Mail-Kommunikation sorgt in vielen Unternehmen nach wie vor für Unsicherheit. Einerseits ist es sicherlich begrüßenswert und auch dem Betriebsklima zuträglich, Mitarbeitern die gelegentliche private Mailkorrespondenz zu gestatten. Andererseits ist es aus datenschutzrechtlicher Sicht dann problematisch, wenn dies über die reguläre Firmen-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters geschieht. Denn nur durch eine saubere Trennung von den geschäftlichen E-Mails kann gewährleistet werden, dass keine privaten Mails archiviert werden. Welche Möglichkeiten gibt es als Unternehmen, den Umgang mit privater E-Mail-Nutz
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