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Mailserver Migration: Chance statt Belastung – REDDOXX E-Mail Best Practice Teil 5

Mailserver Migration: Chance statt Belastung – REDDOXX E-Mail Best Practice Teil 5

Im neuen Teil unserer Serie „REDDOXX E-Mail Best Practice“ behandeln wir heute Herausforderungen, vor der Unternehmen und Organisationen gerade langfristig stehen können: Wie erreiche ich einen möglichst einfachen Umstieg meines Mailservers? Und was passiert eigentlich mit der E-Mail-Archivierung, wenn – aus welchem Grund auch immer – eine Migration auf einen anderen Mailserver ansteht? Eine Lösung für die rechtssichere Archivierung von E-Mails stellt meist eine langfristige Investition dar. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die zum Teil zehn Jahre übersteigen, bilden einen Kontrast zur oft schnelllebigen IT-Welt mit ihren kurzen Innovationszyklen. Denn wer kann heute schon mit letzter Sicherheit sagen, welches Betriebssystem und welchen Mailserver er in drei, fünf oder zehn Jahren einsetzen wird? Fast alle Unternehmen, die technologische Neuerungen einführen oder ihre IT-Strategie ändern, planen und beziehen auch neue Mailserver in die anstehenden Umstellungen un
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E-Mails aus dem Archiv löschen – REDDOXX E-Mail Best Practice Teil 4

Im vorhergehenden Beitrag unserer Artikelserie „REDDOXX E-Mail Best Practice“ haben wir Sie darüber informiert, warum bestimmte E-Mails nicht dauerhaft archiviert werden dürfen. Heute beschäftigen wir uns mit der Thematik, wie solche E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden können, ohne dabei dessen Rechtssicherheit zu gefährden. Wie können Unternehmen diese Anforderung in der Praxis erfüllen? Für eine rechtssichere Lösung ist ein möglichst weitgehend automatisierter Vorgang eine wichtige Voraussetzung. Denn wenn das Löschen rein manuell erfolgt, kann es in der Hektik des Alltags nur allzu leicht vergessen werden. Oder aber, die Löschung erfolgt zu früh und es gehen Daten verloren, die unter Umständen doch noch benötigt werden. REDDOXX Compliance Framework bietet vielfältige Möglichkeiten REDDOXX MailDepot bietet über das integrierte Compliance Framework die Möglichkeit, E-Mails vollautomatisch zu klassifizieren und darauf basierende Workflows einzurichten. Dadur
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Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden – E-Mail Best Practice Teil 3

In unserer Serie REDDOXX E-Mail Best Practice stellen wir Ihnen typische Herausforderungen rund um das rechtskonforme E-Mail-Management vor und zeigen sinnvolle Lösungsansätze auf. Unser heutiger Beitrag behandelt ein Thema, bei dem sehr oft Missverständnisse bestehen. Es geht heute weniger darum, ob sämtliche E-Mails archiviert werden müssen – sondern ob bestimmte Mails gar nicht langfristig archiviert werden dürfen. Befragt man Anwender zu den wichtigsten Anforderungen an eine rechtssichere E-Mail-Archivierung, dann wird sehr häufig die „Vollständigkeit“ erwähnt: Gemeint ist damit, dass das Archiv alle relevanten E-Mails enthält. Bedeutet dies aber gleichzeitig auch, dass wirklich alle E-Mails dauerhaft archiviert werden müssen? Die Antwort auf diese Frage ist ebenso kurz wie eindeutig: Nein! Und mehr noch: Es gibt in der Tat E-Mails, die gar nicht langfristig aufbewahrt werden dürfen. Personenbezogene Daten Das betrifft zum Beispiel Mails, die personenbezogene Dat
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Verschiedene Arten von E-Mail Archivierung – E-Mail Best Practice Teil 2

In unserer Reihe „REDDOXX E-Mail Best Practice“ beschäftigen wir uns mit häufig auftauchenden Herausforderungen und Fragen zum Thema sichere E-Mail-Kommunikation. Immer wieder treten dabei Interessenten an uns heran, die eine E-Mail-Archivierung umsetzen, sich aber erst einmal über unterschiedliche Ansätze dazu informieren möchten. Grundsätzlich lassen sich dabei zwei Varianten beziehungsweise Arten von Mail-Archivierung unterscheiden: Die anwendergetriebene und die systemgetriebene Archivierung. Die anwendergetriebene Aufbewahrung von E-Mails ist eine Funktion, die häufig bereits standardmäßig in vielen Mail-Clients enthalten ist. Hier kommt dem Benutzer am Arbeitsplatz die entscheidende Rolle zu. Denn er selbst wählt aus, welche E-Mail archiviert wird. Außerdem entscheidet er auch, wo beziehungsweise in welchem Ordner oder Unterarchiv diese Nachricht für die dauerhafte Aufbewahrung abgelegt wird. Hohe Flexibilität erscheint als Vorteil Ein (vermeintlicher) Vorteil d
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